移転知識・オフィス用語

オフィス移転におけるレイアウト徹底解剖!レイアウト事例9選紹介

更新日:2022.11.14
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オフィス移転により、オフィスのレイアウトを考える機会もあるのではないでしょうか。今回はオフィスのレイアウトが働きやすさにどのような影響を与えるのか、レイアウトのポイント・事例を紹介させていただきます。

 

1.レイアウトによる働きやすさの影響

1-1.モチベーション向上

社員がオフィスに出社する際、職種によっては約8時間滞在することも。1日8時間滞在するとなった場合、1年間のうち約20%近くをオフィスで過ごすことになります。オフィスは働く場所であるだけでなく長時間過ごす場所にもなるため、レイアウトにより社員のモチベーションに影響が出る場合もあります。

例えば、デスクやチェアが整然と並べられただけのオフィスよりもリフレッシュスペースや快適な執務スペースを備えることで、ストレスを緩和でる可能性があります。業務内容に合わせて必要なレイアウトにカスタマイズすることでき、社員の働くモチベーション向上にもつながるでしょう。

 

1-2.作業効率アップ

例えば、執務スペースだけでなく、カウンタースペースで1人で集中するスペースや大人数でブレストできるようなスペースがあることで仕事のスピードが上がり、作業効率アップにもつながる可能性があります。また。複数部署のコミュニケーションが必要な業務の場合、部署ごとにフロアが分断されてしまうと作業効率に影響が出る場合もあります。

働き方や部署間のコミュニケーションに合わせてレイアウトを考えるといいでしょう。

 

1-3.コミュニケーション活性化

仕事はパソコンと向き合うだけでなく、人とコミュニケーションをとる機会も出てきます。その際に他の社員とコミュニケーションを取りやすいデスクの配置やリフレッシュスペースがあることで自然とコミュニケーションが生まれることもあるでしょう。


2.レイアウトを考えるポイント

2-1.事業計画に合わせる

事業計画の中で今後の事業展開や採用人数など決まっている場合、事業計画に合わせてどのようなレイアウトが最適かを考えましょう。例えば、採用をするのに新しい社員のデスクを置くスペースを確保していなかったり、オンライン会議が多いのに会議室やフォンブースが足りないと業務に支障が出る可能性があります。

 

コロナ禍による働き方の変化にも合わせるといいでしょう。

 

2-2.ゾーニングの洗い出し

ゾーニングとは、ゾーンを決めることを指します。オフィスに執務室や会議室、エントランス、応接室、休憩室など、どのスペースが必要か検討しながらゾーニングを決めましょう。

 

ゾーニングの際、社員1人あたりに必要な面積をもとに考えるのをおすすめします。1人あたりに必要な面積は約2坪ですが、ゆとりを持ったスペースを必要とする場合は1人あたり3〜4坪で考えるといいでしょう。また、採用計画も考慮してゾーニングを洗い出すと、人員増加後も使いやすいレイアウトになります。

 

2-3.社員にヒアリング

経営者や一部の社員だけでレイアウトを決めることもできますが、オフィス移転を機にレイアウト変更をする際、社員にヒアリングするのもいいでしょう。移転前のオフィスにあったスペースで実際に必要のないスペースがある可能性があるだけでなく、社員の声を反映することにより業務の作業効率が上がる可能性もあります。

 

オフィス移転をする企業の中には、内見の際に同行を希望する社員全員を連れてきて内見からレイアウトを考えるまでを社員と一緒に行う企業もいます。

 

3.オフィスレイアウトの失敗例

3-1.会議室不足

新型コロナウイルス感染症拡大に伴い、オンラインミーティングが定着しました。しかし、ハウリングの問題から複数人がオンラインミーティングをする際、十分な距離をとることができない場合に会議室を使用することもあるのではないでしょうか。その際、オンラインミーティングが重複してしまい会議室が足りなくなってしまうケースもあります。

また、来客や社内ミーティングの頻度や人数を考えずに会議室を造ってしまうと、スケジュールのバッティングや席数不足で座れないケースも発生します。

 

オフィス移転をする際、オンラインミーティングや来客、社内ミーティングのことを考えた会議室数を確保するといいでしょう。

 

3-2.執務スペース不足

採用計画に沿っていないサイズや形の執務スペースを造ってしまうとデスクを置く場所がなく、一部の社員だけフリースペースで作業をすることになるケースもあります。フリースペースは執務スペースのチェアと異なり、長時間座ることを想定されていないものが多いため、作業効率に影響を及ぼす可能性もあります。

 

また、増員でデスクを増やす際に執務スペースの広さを同じままでデスクを追加することにより執務スペース自体の圧迫感が出てしまいます。席同士の距離が近くなるため、パーソナルスペースが広い人にとってはストレスになりかねません。

 

採用計画に合わせて執務スペースを確保しましょう。

 

3-3.導線がスムーズでなく使いづらい

業務を行う際の導線を無視したレイアウトの場合、業務効率に影響が出る場合があります。例えば、デスクの場所を確保するあまり、通路の幅が狭くなったり前後の席の間が狭くなってしまい動きづらいことがあります。席が背中合わせになる場合、160〜210cmの幅が必要とされており、これよりも狭い場合は席と席の間を人が通りづらくなったり、背中合わせの席がぶつかってしまう場合があります。

 

デスクやソファなどの什器を配置する際、人が通るスペースがあるかも確認しましょう。

 

また、会議室が貸室内の奥にありエントエアンスから直接入ることができない場合、来客時に執務スペースを通ることになるケースもあります。社員の導線だけでなく、来客時の導線も考えておくといいでしょう。

 

3-4.オフィス家具を搬入・搬出できない

オフィス移転の際、解体ができない什器や大きなサイズの什器を搬入・搬出する際にオフィスのエレベーターや階段を通ることができないケースがあります。また、会議室を造作する場合、什器のサイズを考えずに造ってしまうと、デスクやチェアが入らないこともあります。

 

移転の際は事前に内装業者にどのような什器があるか伝えておくと安心でしょう。什器を中に入れられるように設計してくれたり、他の什器を提案してくれる場合があります。

 

4.レイアウト事例9選

4-1.執務スペース

ベーシックな執務スペースのレイアウトです。

長方形で向かい合わせになるようにデスクが配置されており、シンプルなため幅広い業種に向いているでしょう。

 

 

4-2.リフレッシュスペース

業務の合間にリフレッシュできるようにソファやカウンターを設置したレイアウトです。

リフレッシュするだけでなくラフな打ち合わせもできるでしょう。

 

4-3.フォンブース

オンラインミーティングが増えた近年、スタートアップ・ベンチャー企業に人気のレイアウトです。会議室を設置するよりも費用と広さを必要としないケースが多いため、イニシャルコストを抑えることができます。

天井や扉がないタイプや密室タイプなど複数のタイプがあるため、利用目的に合わせて選ぶといいでしょう。

 

 

4-4.レストラン席・ファミレス席

窓際のデッドスペースを有効活用できるレストラン席です。ファミレスやレストランにあるような形式のため、「レストラン席」や「ファミレス席」と呼ばれています。

会議室を設置するのが難しい場合、レストラン席を会議室代わりとすることも可能です。加えて、ランチやイベント開催時にも使用できるでしょう。

 

 

4-5.カウンタースペース

窓際や柱、壁に向かって設置すると、よりデッドスペースの有効活用ができるでしょう。もちろん独立したカウンターとして設置することも可能です。

 

 

4-6.イベントブース

イベントが多い企業におすすめのイベントブースです。全社員が集まってイベントを開催したり、社外向けのセミナーを開催するなど活用方法が多くあります。

広い空間を確保するだけでなく、階段のようになったスペースを作ることでイベントの進行もスムーズでしょう。

 

 

4-7.バーカウンター

バーにあるようなカウンターをオフィスにも取り入れたレイアウトで、休憩やラフなミーティングで使用するのもおすすめです。

また、座りっぱなしで腰が痛くなる人は一時的にバーカウンターで立って作業するのもいいかもしれません。

 

4-8.バルコニー・テラス

物件によってはバルコニーやテラスがあり、内装を変更できるケースがあります。バルコニーやテラスにベンチを設置することで業務の合間のリフレッシュをすることもできます。

 

 

4-9.小上がりスペース

オフィスは土足で入るケースが多いですが、これはオフィスの一部を小上がりにして土足禁止にした小上がりスペースです。子連れ出勤可能な場合、子どもを小上がりスペースで遊ばせることもできるでしょう。

中には小上がりスペースにYogiboのクッションをおいて作業をしたりリフレッシュできるように整えている企業もいます。

 

 

5.まとめ

オフィスのレイアウトについて紹介させていただきました。オフィス移転の際、居抜きやセットアップの場合でもレイアウトを考える必要があるケースがあります。その際はレイアウトが与える社員への影響やレイアウトの考え方、事例を参考にしてみてください。

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