移転知識

オフィス移転のお知らせはいつ・誰に送るべき?

2021.11.25

1.オフィス移転のお知らせはいつ送る?

オフィス移転のお知らせは、移転の1ヶ月前〜2週間前までには相手に届くように送付しておくことをおすすめしています。
移転のタイミングで請求書を送付しようとしていたり、アポイントを取ろうとしている場合もあります。
重要な書類が届かない!と焦ることがないように早め早めに対応しておきましょう。

 

2.お知らせを送るべき相手

基本的にはお世話になっている企業、取引先のお客様に送付します。
またお客様だけでなく、顧問弁護士の方や、税理士、会計士の方などにも忘れずに送りましょう。
移転する際にはバタバタと忙しくなりがちですが、事前にリストアップしておくと送り漏れがなくなります。

 

3.移転のお知らせ方法

3-1.メール

近年ではメールのみでの案内も主流になってきています。
メールで送る場合は、他のメールに埋もれてしまわないように、タイトルをわかりやすくしておくと相手方も見落としがなくなります。

 

メールのタイトル例を以下に載せています。
・【会社名】オフィス移転のお知らせ
・【会社名】本社オフィス移転のご案内
・【お知らせ】オフィス移転のご案内
・【会社名】オフィス移転のお知らせにつき休業日のご案内

 

また、メールの署名部分にも新しいオフィスの住所と「※〇月〇日よりオフィスを移転いたします」という旨を載せておくと、万が一移転案内メールを見過ごされてしまった場合も、通常のメールのやり取りで認識してもらうことができます。

 

3-2.手紙(はがき)

オフィス移転のお知らせをメールで送付することもあるとはいえ、やはり手紙で丁寧に送る方がいいという方もいます。
メールとは違って、大量のメールに埋もれる可能性もないため、確実に相手方に知らせることができるのもメリットです。

 

手紙に記載する内容は以下をご参考ください。

・時候の挨拶
・日頃のご愛顧、ご贔屓のお礼
・移転することの案内
・今後の抱負
・移転に関する情報(新オフィス住所・電話番号・新オフィスでの営業開始日など)

 

▼はがきのテンプレート

 

上記内容をテンプレート化し、企業ごとに一言コメントを加えるなどすると、より丁寧な印象になります。

 

4.まとめ

手紙の場合でも、メールの場合でも、早めに案内することを心掛けましょう。

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