移転知識・オフィス用語

なぜ企業はオフィス移転をするのか!?オフィス仲介のプロが解説

更新日:2022.11.28
渋谷駅近!!徒歩5分以内オフィス

企業はどのような理由でオフィス移転を行っているのでしょうか?コストやスケジュールオフィス移転には外部との調整が必要な様々な要因があります。本記事ではオフィス移転について必要な知識を網羅的に記載しています。

 

1.オフィス移転をする理由とは

 

オフィス移転をする理由はどのようなものがあるのでしょうか?

移転する理由は企業により様々です。

・事業が成長して人が多くなったから
・従業員が通いやすいようアクセスの良い都心に移る
・リモートワーク導入によりオフィス面積の最適化をする

など事業フェーズや資金調達によって最適なタイミングで移転を行っています。
当然、オフィス移転に大きなコストと時間、労力がかかる。
これらの課題を抱えても企業がオフィス移転をするのには大きな理由があります。
今回は企業がオフィス移転をする3つの理由について解説していきます。

 

1-1.事業拡大による人員増加

企業がオフィス移転する理由で多いのが、業績向上に伴い人員が増加し既存のオフィスが手狭になってきたという理由です。業績が向上していく過程で既存の部署の人員増加や新規事業部の立ち上げなどがあることは珍しくありません。その際は新たに人員が必要となり多くの採用募集をかけるためオフィスが手狭になります。

また、スタートアップ・ベンチャー企業でこれから大きくなる会社は資金調達のタイミングで移転を計画することが多いです。
人員増加を見込んでいることや部門間の連携力強化も鑑みて増床します。仕事の生産性向上は社員の働く場所によって大きく変わります。オフィスが暗くて狭いと社員の働くモチベーションに大きな影響があるでしょう。

常に全員の働きやすさを求めるのであれば在籍しているメンバーの人数に応じてオフィスを選択するのが望ましいでしょう。

働きやすい環境→生産性向上→売上向上→採用強化→人材確保
上記の良いサイクルを生み出すためにも「事業拡大による人員増加」はオフィスを移転する理由として多いです。

 

1-2.企業ブランディング

企業ブランディングを行うことで「マーケティング効果の向上」「採用活動の促進」などが期待できます。そのため企業は日々ブランディング活動を行っています。この企業ブランディングにオフィスの立地が深く関わっていることから、企業のブランド力向上のためオフィス移転をするケースも存在します。ブランド力向上を目的とした場合、自社と同じ業種が集まっている地域に移転することが多いです。

銀行は丸の内・大手町
IT企業は六本木・渋谷
デザインアパレル企業は青山・表参道
など

上記のような特定の業種が集まることで有名な地域に移転すると自社のブランド力・イメージアップを促進することに繋がるでしょう。また、物理的な距離が近いので企業同士の打ち合わせもしやすい利点もあります。中でも好立地エリアは会社も集まりやすいため情報交換や交流も活発になります。

 

1-3.働き方の変化によるオフィス面積の最適化

近年、政府の促進により、テレワークを導入する企業が飛躍的に増えています。在宅と出社をローテーションで行い、出社率を下げる施策を取る企業も多くなってきています。このような働き方の変化に伴い、フレキシブルに働ける環境が求められるようになってきました。

テレワークを含め、オフィス外でPCを使い仕事ができるように働き方が多様化していることからオフィスもスタイルを変化させています。自社に合わせたオフィス形態を選んだ結果、拡大移転、縮小移転、レンタルオフィスを利用する場合もあり、自社のスタイルに合わせてオフィス面積の最適化を目的に移転を検討する企業が増加しています。

 

2.要件定義のポイント

オフィスの移転を進める際は最初の動きがとても大切です。最初の動き方がオフィス移転の成否を左右すると言っても過言ではありません。最初の動きで行うべきことが「目的の明確化」である。移転計画を策定するにあたり、最も重要なのが「なんのために移転をするのか」という目的を認識しましょう。この部分が曖昧だと、多くの検討をしていく上で判断基準がブレるなど、本来の目的を達成できないため注意しましょう。

 

2-1.適正面積

・来客エリア
・執務エリア
・役員エリア
・共有エリア
など

各スペースの現状の面積と稼働率の確認から行いましょう。これに利用実態や人員増加の将来計画を反映させ、適正面積を算出していきます。テレワークやフリーアドレスなど、今までと違う形態を検討している場合はそれを加味したもので検討します。

オフィス探しの前提として重要となるのは、必要面積「どれくらいの広さが必要か」ということです。まずは自社の適正面積を把握しましょう。企業により違いはありますが、一般的な指標として一人あたりスペースは10-13㎡で3-4坪になります。

 

2-2.必要設備

ここでは主に個別空調の有無、消火設備、オフィス全体の電源容量や特殊電源の有無を確認します。喫煙室やキッチンなどその他、特殊機能が必要であれば換気・給排水設備も併せて確認しましょう。会議やMTGが多い企業であれば会議室の数やテレカンブース、フォンブースがおけるレイアウトになっているかも見るのがおすすめです。

意外と見落としがちなのが、男女別トイレかどうか。女性社員が在籍する場合は働きやすさに繋がるため、可能な限り考慮しましょう。また、騒音・振動・臭気がないか、もしくは許容範囲かも忘れずに確認しておきましょう。

 

2-3.構造

床補強や防音機能の必要性の有無も建物選定に大きな影響を及ぼすため、自社にどのようなスペックが必要なのか検討をしていきます。ビルによっては補強工事に対応していない物件もあるため注意が必要です。また、安心して働くためにも新耐震や旧耐震の違いもこの際にしっかり確認しておきましょう。

関連記事:【オフィス移転の教科書】知っておきたい、新耐震・旧耐震の違いとは?

 

2-4.エリア

今後の事業戦略、業務及び通勤における利便性、周辺環境、視認性などを踏まえて候補とするエリアを絞りましょう。
先述しましたがエリアの選定は企業ブランディングにも繋がります。エリアが持つイメージが企業に紐付くため採用力を強化するためにも慎重に選択しましょう。

最寄り駅からの距離は大切です。内見は1,2回ですが移転後の出勤は何百回、何千回にも及ぶため交通の便も併せて確認すると良いでしょう。

 

2-5.コスト

賃料(共益費も含む)や通勤費等のランニングコスト、入居工事・移転費等のイニシャルコストについてシミュレーションを行ないます。水光熱費はビルによって課金方法が異なるので確認しておきましょう。「敷金の預入れや予算執行のタイミングはどの期になるのか」など、キャッシュフロー面も検討しておきましょう。オフィス移転ではイニシャル・ランニングコストに目が行きがちですが、退去時のコストも含めたトータルで考えると満足感の高いオフィス移転にできるでしょう。

 

2-6.スケジュール

自社で定めた移転目標時期を指標にしましょう。不動産は生物とも言われており、時々で自社に合った物件に巡り会えるかどうかが決まります。ですので、余裕を持ったスケジュールを組み物件の比較検討する時間を十分に確保するのがよいでしょう。

関連記事:チェックリスト無料配布中!オフィス移転チェックリストと移転の流れを徹底解説

 

3.業者選定のポイント

3-1.オフィス移転仲介業者

オフィス移転仲介業者はオフィスとして入居・購入可能な物件を持つオーナーとの間に立って仲介を行う業者です。オフィスの移転計画を策定する際は、オフィス仲介業者の選定も行うことをおすすめします。適切な業者を選定することで納得感のあるオフィス移転体験をすることができます。オフィス移転仲介業者の選定はどのようなポイントに気を付けるべきでしょうか。

まずは、複数のオフィス移転仲介業者に接触し、担当者とのコミュニケーションを経て比較検討をしましょう。注意点として、複数の業者に物件の選定・価格交渉を依頼するのは避けた方がいいでしょう。物件オーナー側はひとつの企業からの価格交渉を複数業者から受けることになり、それが不信感につながりかねないためです。具体的な選定方法は、仲介業者の得意分野を見極めることが大切です。業者ごとに強みを持つ分野・得意領域があるため自社の移転にマッチしそうな業者を選択しましょう。

店舗に強みを持つ業者やオフィスに強みを持つ業者、スタートアップやベンチャー企業の移転に精通している業者など様々な特徴があるので自社の移転プロジェクトを成功できるよう伴走してくれる業者を選定しましょう。

 

3-2.内装業者

入居するオフィスを選定後は内装業者の選定を行います。

オフィス内装工事を行うことにより、見た目や雰囲気を一新できるなど多くのメリットがあるため、オフィスデザイン会社の形態やサービス内容を把握したうえで、開設するオフィスのデザインを依頼する業者を選びましょう。

オフィスデザイン会社を選ぶ際は、まず各業者の公式サイトでデザイン実績を調べることから始めましょう。理由は業者によってデザインの得意分野やテイストが異なるためです。業者によっては、定期的にブログサイトやSNSからデザイン実績や事業報告などの情報を発信しています。自社オフィスのコンセプトに近いデザイン実績をもっている業者を探すと満足度の高い移転になるでしょう。

また、ワンストップソリューションを依頼するとプロジェクトがスムーズに進みやすくおすすめです。オフィスデザインから施工管理までワンストップソリューションを依頼することで自社の工数削減に繋がります。一つの業者にまとめて依頼できれば、相談する時間も費用も節約できるだけでなく、デザインと施工を別々の業者に依頼すると、やり取りの手間が増えるばかりか中間マージンもかかる場合があります。

 

3-3.引っ越し業者

オフィスの移転は、一般家庭の引っ越しとは異なります
荷物を運び入れるだけでなく、レイアウトに沿った配置やLANの配線などが重要になってきます。結論引っ越し業者の選定は、相見積もりを取りましょう。複数の業者を比較して相場を知ることが大事です。自社の条件に合い、最も費用を抑えられる引越し業者を選ぶことでコストを抑えることができます。大規模なオフィス移転に対応可能な引っ越し業者と対応不可の引っ越し業者があるので依頼する際は注意をしましょう。オフィス引越し料金は社員1人あたり2~5万円かかると言われていますが、物件や荷量などの条件によって異なります。移転を行う際は不要なものを断捨離し必要最小限の荷物で移転をしましょう。また、精密機器を運ぶオフィスの引越しでは「引越し安心マーク」がついている業者を選ぶと安心です。

関連記事:オフィス移転の7つのステップ&活用したい引っ越し業者10選

 

4.費用

オフィス移転にかかる費用は入居時と退去時それぞれ項目が違い金額も違います。事前に内容や概算を把握しておくことでスムーズなオフィス移転が実現することができます。

4-1.入居時

敷金(保証金)

移転先の物件が決定し、賃貸借契約締結をする際に貸主に支払う費用です。敷金は退去時に基本的に全額返却されます。入居時に賃料の3、6、12ヶ月分がよく提示される金額です。

例)60坪で賃料2万円/坪 敷金6ヶ月の場合:720万円(退去時:原則、全額返還)

ただし別途「償却○ヶ月」の決まりがある場合、その○ヶ月分の金額は返却されないので注意が必要です。

例)60坪で賃料2万円/坪 敷金6ヶ月(償却2ヶ月)の場合:720万円(退去時:480万円のみ返還)

礼金

礼金は敷金と同様、賃貸借契約締結の際に貸主へ支払う費用になります。ビルによって礼金が必要ないケースもあります。中小規模のビルは物件によって異なりますが一般的に賃料の1~3ヶ月の金額を支払うことが多いです。移転時は礼金も事前に試算しておくと安心でしょう。

保証会社費用

オフィスビルによって保証会社の利用が必要になることがあります。発生費用は家賃○ヶ月分や契約期間における家賃総額の○%など、保証会社によって異なります。保証会社は借主が選べないことが多いため、賃貸借契約の締結前に漏れなく確認を行いましょう。

仲介手数料

入居先ビルを仲介した不動産会社へ支払う費用賃料の1ヶ月が相場となってます。最近の傾向として仲介手数料を無料としている会社もあるので相談してみましょう。

火災保険料

火災保険は原則、必須の費用です。金額は保証内容で変動するので自社の状況に合わせ選択しましょう。

C工事

C工事はオフィス内部の工事になります。業者の選定から費用まで借り主側の責任で行う工事です。賃貸なのでオーナーへの許可は必要ですが、業者選定は借り主側で行えるため、交渉次第で工事費用を安く抑えることができます。ただし工事は騒音の問題などから制限がかかることもあります。

具体的には他入居者への影響を考慮し日中の音出し工事が禁止されている場合があります。その際は夜間工事になり施工費が通常時より高くなるので事前に確認をしておきましょう。夜間工事の場合は一般的に1.2~1.5倍の料金になることが多いです。

B工事

B工事は新しいビルの入居時にビル指定の業者が行う工事です。一般的にC工事より高額になることが多いです。B工事として空調設備や防災設備などの設備系工事が指定されていることが多いです。貸主が大手不動産会社や新築、ハイグレードビルの場合はC工事ではなくB工事として業者指定を受けることがほとんどです。

関連記事:居抜きとは

 

4-2.退去時

引っ越し運搬費用
オフィス移転は既に保有している什器類やOA機器をそのまま使うことが多いと思います。きちんと運搬しないと破損してしまう可能性があるため、安全に運搬できるようにオフィス移転専門の引っ越し業者へ相談しましょう。

原状回復費用
原状回復工事とは、一般的に現在の状態から入居時の状態に戻す行為を指します。
入居テナント側の都合で設置した仕切りや諸設備を取り除き、貸主に返却することです。

多くの場合、ビルオーナーが指定する工事会社への発注することになります。費用は工事内容により大きく変動します。

「5万円/坪」以下で収まる場合もあれば、こだわりの内部造作がある場合は「10万円/坪」を超える場合もあります。原状回復工事が必要な範囲は、賃貸借契約内で規定が決まっているため、入居時に事前に想定が可能です。

関連記事:オフィスの退去時に発生する「原状回復工事」の基礎知識と費用

廃棄費用
オフィス移転は不要なものを整理する機会です。廃棄で発生する費用も念頭に入れておきましょう。家具や什器は移転先で使わないものが廃棄対象となり、サイズの大きなものは廃棄費用もかかりますので注意しましょう。
書類を移転の機会に管理方法を見直す(電子化など)ことで次のオフィスでの管理が楽になるでしょう。

 

5.スケジュール

オフィスの移転にかかる期間は、新オフィスの検索開始から現オフィスの退去(原状回復工事完了)までを考慮するとおよそ「9ヶ月」の期間が必要でしょう。

 

5-1.入居時

移転スケジュールを大きく分けると、4つのステップで行います。
1.物件検索
2.レイアウト・内装プランニング
3.入居工事
4.引越・原状回復工事

オフィス移転は3月の時期に集中しやすい傾向があります。
物件選定は時間をかけてじっくり取り組みたい場合は余裕を持って動き始めましょう。工事会社はデザイン、金額をしっかり吟味して決めたいなどの意向がある場合は移転にかかる期間を長めに見積もりスケジュールを確保するのがおすすめです。

 

5-2.退去時

賃貸契約書の内容を確認(解約予告期間・敷金や委託金の返却時期)
旧オフィスの解約は退去する6カ月前に、オーナーやビル管理会社へ解約通知を出すことが一般的とされています。オフィスの規模によっては3カ月前の場合もあるため、敷金の返却時期と併せて事前に確認しておくとよいでしょう。

ガス、電気、インターネットや電話回線の手続き
ライフラインの移転元の解約手続きと移転先の契約の手続きを行いましょう。
ガスなどの手続きは立ち合いが必要なため、余裕を持って日程を決めておきましょう。また、インターネット回線は契約してから実際に回線工事を行うまでの時間がかかることが多いため、新オフィスが決まった段階で早めに手続きするのがおすすめです。

取引先へ移転の連絡
お得意先や取引先の方への移転の連絡を、移転前に行いましょう。移転を機に住所や電話番号などが変わる場合、全ての関係者に伝えるのがビジネスマナーです。移転のお知らせを失礼なくメールやハガキでお知らせしましょう。

 

6.必要書類

オフィスの申込時の必要な書類一覧は以下です。

・決算報告書3期分(損益計算書(PL)、賃借対照方(BS)、販管費管理費、勘定科目)
・会社概要資料
・連帯保証人の本人確認書類
・連帯保証人の収入証明書
・登記簿謄本の写し

ベンチャー・スタートアップなら今期の試算表、事業計画書、資金調達のプレスリリース、代表の経歴書などが求められることもあります

関連記事:会社謄本や事業計画書?これを揃えれば安心!申込時&契約時必要な書類

 

7.注意事項

7-1.入居時

貸方基準・館内細則の内容を精査しましょう。
契約後に認識の相違などからトラブルが発生しないように注意することが重要です。

B/C工事の区分についても確認を行っておきましょう。
B工事:テナントの要望によりテナントの費用で貸主の指定する施工主が行う工事
C工事:テナントの費用でテナントの指定する施工者が行う内装工事

関連記事:内装工事の区分「A工事、B工事、C工事」をわかりやすく解説!

7-2.退去時

契約解除の意思表示(解約予告)をする必要があります。借りているオフィスビルにより違いはありますが、目安3ヶ月〜6ヶ月前に解約予告を出すことが多いです。
併せて原状回復工事の修繕範囲の確認と手配を行いましょう。

 

8.オフィスの種類

8-1.賃貸オフィス

賃貸オフィスとは、商業ビルの一室やワンフロアを長期賃貸借契約する従来からある形態のオフィスです。

メリット
・企業の信頼性を高める効果がある
傾向としてマンションの一室やシェアオフィスを企業の住所としていることに比較し、賃貸オフィスを構えているとクライアントや顧客から信頼を得られます。

内装の改装が可能
自社に合わせた内装工事が可能になります。

・オフィス管理も効率的
オフィス賃料には管理費が含まれているため、環境メンテナンスや修理・管理会社や貸主に任せられる

・立地を自由に選ぶことができる
会社のイメージに考慮し、社員が良い環境で働けるような立地がベスト

デメリット
初期費用が高くなる
入居時に数カ月分の家賃を保証金として支払うケースが多いです。
自社業務に必要なオフィス機器を準備するための費用などの金銭的な負担も想定しておきましょう。

・入居後のランニングコスト
光熱費やその他の経費を考える必要がある特に清掃費用は忘れがちですので注意しましょう。

・入居までに時間がかかることもある
物件探し、審査、内装工事など賃貸オフィスならではの手続きが多く存在します。

 

こんな人におすすめ
・会社で在庫を抱えており、広いスペースが必要
通常の賃貸オフィスは、サービスオフィスと同額の賃料で、より広い面積を借りることができます。
開放的に仕事をすべく執務スペースを広く確保したい会社や、オフィス内で在庫を管理している場合は特に賃貸オフィスがおすすめです。

・レイアウトやデザインにこだわりがある
サービスオフィスの場合、レイアウトやデザインが既存のものになります。一方、賃貸オフィスの場合はレイアウトやデザインを自分達で創意工夫して作り上げることができます。オフィスという空間を自由度高く作ることができ、特色を出しやすくなります。

 

8-2.セットアップオフィス

セットアップオフィスとは、貸し方の形態の一つです。物件により仕様は異なりますが、会議室や受付の造作間仕切りやイスやデスクの什器を用意した状態で貸し出す形態がセットアップオフィスです。

メリット
・デザイン性の高いオフィス
プロのデザイナーが設計したおしゃれなデザインなことが多いです。デザイン性の高いオフィスで人材採用にも効果があります。

・工事費用・期間を抑えられる
内装工事費用がほとんどかからない点もメリットになります。通常オフィスと比較すると工事期間が短くて済みます。物件によりますが、即日入居可能で契約手続き完了後すぐに移転できる物件もあります。

デメリット
・追加工事ができない場合がある
会議室などの追加工事ができないことがあります。

・賃料が高め
通常オフィスよりも賃料が高めに設定されていることも覚えておきましょう。
通常の物件と比較すると、募集物件数が少ないため人気のセットアップオフィスはすぐに入居者が決まることが多いです。
セットアップオフィスは内装工事がほとんど不要なメリットがある反面、賃料が高めに設定されています。5年を超えるような長期間の入居の場合、トータルコストで割高になる可能性があるので注意しましょう。

こんな人におすすめ
・オフィス移転に手間や時間、お金をかけたくない
・スタートアップ企業
・レンタルオフィスからの移転(ビルグレードを落としたくない)
・移転時にかかる初期費用を抑えたい企業
・短期間(3年程度以内)で移転する可能性が高い企業

特に、成長段階にあるベンチャー企業におすすめです。事業拡大により現オフィスが手狭になっているが、オフィス移転にリソースを投下できない。さらに増員計画があるため、2年を目安には再度移転するかもしれない。などのニーズに応えているのがセットアップオフィスです。

 

8-3.シェアオフィス(個室タイプ)

シェアオフィスの特徴は複数の企業や個人が共同で利用するため、コストを抑えることが可能です。一般的な賃貸オフィスと違い同じく入居している企業や個人と交流することができる点も魅力の一つです。

メリット
・コミュニケーションが図れる
シェアオフィスは入居者同士が同じエリアで働いているためコミュニケーションが図りやすいという利点があります。入居している企業や個人の業界、業種もバラバラで新たな発想が生まれやすくビジネスに繋がることもあります。

・好立地なオフィス
多くのシェアオフィスは主要駅や企業が集まるビジネス街に位置していることが多いです。通勤や営業活動がスムーズなことはもちろん、知名度の高いビルや立地にオフィスを構えることは、会社のステータスにもなります。

初期費用を大幅に削減できる
通常の賃貸オフィスに入居する場合、敷金や礼金など多額のイニシャルコストがかかることもあります。一方、シェアオフィスは敷金や礼金などが不要で、入会金と初月賃料を支払えば利用でき、費用を抑えることが可能です。

・すぐに仕事を始められる
仕事を行う上で必要なデスクやチェアが整備されていることに加えて、複合機も準備されています。入居後にオフィス什器を購入する手間や各種契約を行う必要がなくスムーズに仕事を始めることができます。

・月額の賃料が安い
シェアオフィスは月額賃料が比較的安いこともメリットです。東京都内の場合、賃料相場は月2万円~3万円ほどです。立地にもよりますが一般的に、都内で賃貸オフィスを借りると、月10万円以上は必要となることも多く、シェアオフィスに入居することでランニングコストを削減することができます。

デメリット
・情報漏えいリスクがある
シェアオフィスには、自社以外の人間がたくさん出入りしています。入退室管理などのセキュリティに課題があると不安が多くなります。機密情報の取り扱いに注意が必要です。機密情報を頻繁に扱う場合、個室付きのシェアオフィスを利用するという選択肢も視野に入れておきましょう。

・会議室など共有設備の利用は空き状況に左右される
自社のオフィスでは会議室予約をして利用する場合もあれば場合によっては口頭で場所を譲ってもらうこともできるかもしれません。しかし、シェアオフィスの場合は完全予約制なので、必要なときに使用できるように、確実に予約をしておきましょう。

こんな人におすすめ

・一人または少人数で起業したばかり
初期費用が抑えられる点が一番のメリットです。また、受付が常駐しているので時間に縛られずに済むことも大きなメリットでしょう。また、様々な人とコミュニケーションが取れ、経営者仲間ができやすい環境とも言えるので特に起業したての方におすすめです。

・来客が多い業種の人
エントランスやフリースペースがしっかりしているため、マンションや自宅オフィスなどと比較し安心感が大きくお客様の信頼感につながることもあります。フリースペースやフォンブース、会議室などを利用でき顧客に応じて対応できる点もおすすめです。

 

8-4.コワーキングスペース

コワーキングスペースとは、通常の賃貸オフィスとは異なり企業毎に専用の個室を賃貸するのではなく、共有スペースにて仕事を行うスタイルの場所です。コワーキングスペースの多くがデスクや個室を契約できるプランを用意していますが、フリースペースにて他の入居者とコミュニケーションを促しているのが大きな特徴でしょう。

メリット
低コストで作業場を確保できる
コワーキングスペースは、インターネット環境はもちろん、デスクやチェアなど快適に仕事を行うために必要な設備が揃っています。通常賃貸オフィスの開業時はイニシャルコストが重くのしかかってきますがコワーキングスペースを活用することでイニシャルコスト・ランニングコストを削減できます。作業場を確保するという点で見れば賃貸オフィスやサービスオフィスと比較し低コストになります。

・人脈形成を図れる
コワーキングスペースは様々な業種や業界の人が集まっています。フリースペースなどコミュニケーションが取りやすい空間では、他の利用者と交流を図ることができるでしょう。特に、個人で仕事を請け負っているフリーランスや個人事業主の方は情報を得る機会になり事業アイデアを生み出すきっかけになるかもしれません。また、他の利用者都事業シナジーがあり新たなビジネスへとつながるチャンスもあります。

・清掃やゴミ捨てなど手間がかからない
賃貸オフィスの場合は掃除やごみ捨ては自分で行います。掃除やごみ捨てを代行してくれる業者も存在しますがコストが発生します。一方、コワーキングスペースでは運営会社側が施設の管理を行うため、清掃やゴミ捨てなどの庶務に時間を割くことはなく、事業へ集中することができます。

・必要に応じて会議室を利用できる
会議室が設けられていないオフィスだと、ミーティング場所をカフェや飲食店などに設定することもあると思います。しかし、セキュリティの観点から個室でない場所で行う会議で話せる内容には限りがあります。コワーキングスペースでは施設内に会議室があることも多く、会議の内容やクライアントとの打ち合わせに活用できる点も魅力の一つです。

デメリット
作業に集中できない可能性がある
他の入居者と気軽に交流が図れるのがコワーキングスペースの魅力ですが、その反面周囲の雑談や騒音が気になり仕事が進まないという懸念もあります。特に周囲の出入りや声を気にせず作業を行いたい方は個室付きのコワーキングスペースを利用するようにしましょう。

・セキュリティ面の懸念
近年、政府の働き方改革の推進により、テレワークなど働き方が多様化してきています。その中で課題として挙げられているのがセキュリティ問題。特にコワーキングスペースでは不特定多数の人が集まるので情報の取り扱いには注意が必要です。施設の利用前に通信環境やセキュリティについて確認するようにしましょう。併せて離席時のPCのロックや社外秘の資料の取り扱いには注意をしましょう。

・座席が確保できない場合がある
コワーキングスペースの多くはフリーアドレス制が多いです。自分の好きな時間やデスクで仕事ができるメリットがある反面、混雑時は座席が確保できない恐れがあります。一人あたりの面積も事前に確認しておくことをおすすめします。デスクを確保できたとしても狭い場合、快適に作業できない可能性があります。施設毎に混雑対策でリアルタイムで状況が確認できたり、予約制を取り入れている場合もあるので上手く活用して快適に仕事に取り組んでいきましょう。

・空調など環境面における懸念

コワーキングスペースは多くの人が同じ空間で仕事を行っています。空調は個人に合わせて設定することができず、部屋毎に設定されていることがほとんどです。また、空調はビルの設備により管理されている関係から夜間は稼働しないことがありますので注意しましょう。多種多様な人が集まるコワーキングスペースは、業界や業種に縛られない人脈形成を図れるメリットがありますが、デメリットがあるのも事実です。

上記で記載した内容を元に、自社にマッチしているか検討していきましょう。

こんな人におすすめ
・フリーランスやスタートアップの起業家
作業に集中できる環境を確保したい人におすすめです。近年はリモートワークの増加に伴い自宅で作業を行う方も増えており、そういった方の作業場として人気が出てきています。

 

8-5.バーチャルオフィス

バーチャルオフィスは、物理的な実態を持たない仮想のオフィスです。個人や企業が事業所として登記やビジネスを行うための住所を貸し出すサービスになります。サービスオフィスやコワーキングスペースと違い物理的な仕事場はないので自身で用意する必要があります。

・低コストで事業用の住所を利用できる
通常の賃貸オフィスとの大きな違いは低コストで事業用の住所を利用できる点にあります。また、オフィスを借りる際のイニシャルコストも抑えられるため、起業したての方やスタートアップ企業に特におすすめのオフィス形態になっています。

・開始まで短期間で導入できる
通常の賃貸オフィスを契約する際は数週間から数ヶ月かかるケースもあります。バーチャルオフィスではこれらの期間を削減することができます。最短即日の入居が可能なため「オフィスの入居を急いでいる」という方にもスピード感を持って対応できます。

・都心の一等地の住所を選ぶことができる
バーチャルオフィスであれば、都内で賃料が高い傾向のある主要地区の住所を手にすることができます。銀座、新宿、六本木、渋谷、青山、表参道、丸の内といった人気エリアも選択可能です。自社サイトや名刺に記載し、集客やブランディングに役立ててみるのも良いかもしれません。

関連記事:アバターを使った仮想空間で会議や昼休憩も!バーチャルオフィス10選

 

9.オフィス什器で人気なアイテム

9-1.オフィステーブル

オフィスデスクは種類が豊富にあるため自社の業務内容を考慮して決めていきましょう。
デスクを選ぶ際に重要になるのが大きさです。一般的なデスクは幅120~140cmで奥行60~80cmです。

業務内容による、おすすめのサイズは以下を参考にしてみてください。

外出が多い営業職:幅80~120cm・奥行60cm
一般事務:幅120~140cm・奥行60~80cm
デザイナー・プログラマー:幅150cm以上・奥行70cm以上

エンジニアやプログラマーなど複数のモニターを使用する職種の場合、幅・奥行ともに大きなデスクがよいでしょう。営業職の方の場合、前者と比較し離席が多くなりがちですので大きなデスクは必要ないです。業務内容に合わせてデスクの大きさを選択すると、働きやすい環境を実現できるでしょう。

 

9-2.オフィスチェア

オフィスチェアはオフィス家具の中でも一番慎重になるべきと言っても過言ではありません。内勤の部署などは多くの時間を座って過ごすため使用するチェアの質が悪いと生産性が落ちるだけでなく健康被害につながる恐れがあります。オフィスチェア選びで重要なことは2つ「耐久性」と「安定感」です。

お尻・背もたれ部分がメッシュだと通気性も抜群で快適に仕事をすることができます。また、肘置きがあると疲れにくいため肘置き付きのチェアがおすすめです。チェアは仕事中のパフォーマンスに大きく影響を与えるものです。慎重に選びましょう。

 

9-3.テレカンブース

近年は新型コロナウイルス感染拡大防止の観点からWeb会議が浸透してきました。これらの社会的背景に伴い企業では周囲の声や音などに邪魔されずオンラインの会議を行える場所が慢性的に不足しています。Web会議ブースとして個室ブースを後付で設置する企業もあるほどです。これらWeb会議用のブースは「ワークブース」「オフィスブース」「テレカンブース」「集中ブース」「防音ブース」「吸音ブース」などと呼ばれています。周辺の音を遮り、集中して会議に臨むことができるでしょう。また、情報漏えいの観点からもブースを導入を検討する企業の増えています。

 

9-4.ミーティングボード

オフィス用のホワイトボードをミーティングボードと呼びます。オフィス用のホワイトボードは家庭用と違い、会議中に書いた内容をそのまま電子化したりなど様々な機能がついていることがあります。生産性向上に大きく影響する箇所ですので必要な場合検討してみるのはいかがでしょうか。

 

9-5.ラウンジテーブル

ラウンジテーブルとはオフィス内のカフェやラウンジで利用するテーブルのことです。近年、オフィスの在り方も多様化しておりラウンジスペースに注力する企業も増えています。ラウンジスペースがあることで雑談やランチなどコミュニケーションが生まれやすくなります。自社のコミュニケーション頻度を上げる施策として検討してみてはいかがでしょうか。

 

10.オフィス移転事例紹介

弊社が実際に仲介を行った企業を数社紹介いたします。冒頭でも記載をしましたが、オフィスを移転する理由は企業により様々です。目的が違えばエリアや坪数も変わってきます。今回は坪数別に3社ずつ紹介します。ぜひ自社の移転に活かしていただければ幸いです。

 

10-1.「0〜20坪」

株式会社ブレーンバディ

営業支援事業を展開し営業品質を担保し、営業で成果が出やすくなる組織の仕組みづくりをプロフェッショナルが支援するサービスを提供。

移転理由:出社とリモートのハイブリッドで業務を進めてきたが、事業成長に伴い人員が増加する。全員の出社希望に答えられなくなってきたのでオフィス移転を検討開始する。

物件選定の条件:立地と環境を重視し渋谷駅周辺で検討を開始しコスト面など多面的に考慮し、主要ビジネス地区、恵比寿駅から徒歩5分に位置する「いちご恵比寿グリーングラス」へ移転を行う。

関連記事:【移転インタビュー#54】株式会社ブレーンバディ|オフィスは機会を生み出し循環させることができる場所

 

 

株式会社GAUSS

誰でもAIが開発できるAIプラットフォーム「GAUSS Foundation Platform」の開発及び提供。

移転理由:以前のオフィスビルの取り壊し予定があるため移転を検討開始。移転をきっかけにオフィス面積の最適化を図り、会社全体の一体感を作っていくべくチームビルディングに即したコミュニケーションが取りやすいオフィスへの移転を検討開始。

物件選定の条件:コミュニケーションを密にすることが目的とし、社員数に対して狭いくらいの大きさのオフィスを探していました。新規プロジェクトも立ち上がっていたタイミングだったため、一体感が持てるように少しきついくらい広さの「12SHINJUKU (ジュウニシンジュク)」へ移転を行いました。

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ランディット株式会社

事業用駐車場手配アプリ『at PORT(アットポート)』、短期駐停車スペース予約・決済アプリ『PIT PORT(ピットポート)』の運営を軸に、コネクティングポイント、衛星データ、AIを活用し、駐車場の可能性を拡張する「不動産テック事業」、インターネット環境(6G)の進歩、車のIoTの進化、自動運転化を見据えた「モビリティインフラ事業」を推進

移転理由:移転のきっかけは人員増加によりオフィスに入り切らなくなってきたからです。エレベーター前で仕事をしなくてはいけないメンバーも出てきたため拡張移転を検討し始めました。

物件選定の条件:立地が一番でした。在籍しているインターン生が通いやすい立地がよいと思っていました。また、同業のIT系ベンチャー企業が集まる六本木・渋谷・新宿で検討をしていました。
多くの物件を検討し採用計画通りに進んでも耐えられるキャパシティ、トータルのコストなどを総合的に判断して「リンクスクエア新宿」へ移転を行いました。

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10-2.「21~50坪」

 

株式会社Piece to Peace

売り上げに直結するプロ10,000名を必要な時、必要な期間でリスクなく活用できるビジネス界におけるプロ契約のマッチングサービス「キャリーミー」を提供しています。

移転理由:事業規模拡大による人員増加です。今後の事業拡大に伴う人員計画を立てた際に窮屈になることは見えていたことに加え、オフィスの契約更新日が近づいていたのでオフィス移転を検討し始めました。

物件選定の条件:立地を重視して物件の選定を行いました。従業員の通いやすさを考慮し旧オフィスと同じ東京メトロ半蔵門線沿いで探し条件面が一番良かった「永田町グラスゲート」へ決めました。

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株式会社koujitsu
経営戦略からコンテンツ・Web制作からまでマーケティングの上流から下流までを一気通貫でサポート。

移転理由:3社が合併するタイミングでオフィスを持つことを検討し始めたことがきっかけです。3社が1つの会社となり事業シナジーを生み出せるようコミュニケーションを生み出すためオフィスの契約を検討し始めました。

物件選定の条件:合併のタイミングに合わせてオフィスを開設をすることが最優先だったため、希望の時期に入居できる物件を中心に「スケジュール」「広さ」「アクセスの利便性」「雰囲気」の4つの条件を軸に探していました。

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株式会社カーペイディーエム
同社が運営する「carused.jp」にて、中古自動車をweb販売しているサービスです。アフリカを中心とした世界100ヵ国以上と取引しており、商用車から乗用車まで幅広く取り扱い、2020年からは豊田通商と連携し、販売車種や台数ともに拡大。

移転理由:事業拡大に伴い人員が増加し拡張移転を検討し始めました。

物件選定の条件:一番はコストを重視して物件の選定を行い、今後の採用計画やビルの雰囲気など総合的に判断し渋谷の宮益坂にあるオフィスビルへ移転しました。

関連記事:【移転インタビュー#49】株式会社カーペイディーエム | オフィス拡大で心にゆとりを

 

10-3.「51坪〜」

株式会社KOMPEITO

サラダやフルーツ・お惣菜や軽食などの健康的な食事を定期的にオフィスにお届けし、従業員は1個100円という安価で食べられる『置き型健康社食』の福利厚生サービス【OFFICE DE YASAI(オフィスで野菜)】を展開。

移転理由:人員増加により以前のオフィスが手狭になってきたためです。今後の採用計画とメンバーの利便性を中心に、価格や広さ、アクセスなど綜合的に検討し条件の良い「第二オークラビル」へ移転を決めました。

物件選定の条件:重視した点はコストパフォーマンスで、単価に対して立地やアクセスなどの条件がどれだけ良いかを重視して物件を決めました。特にアクセスで「最寄り駅から徒歩10分以内」と駅からの距離は特にこだわり選定。

関連記事:【移転インタビュー#59】株式会社KOMPEITO | オフィスでいつでも健康的な食事ができる福利厚生サービス

 

株式会社tacoms

飲食店がデリバリー・テイクアウトサービスの注文を一元管理できるようになる「Camel」。一台のタブレットで注文が管理でき、POSシステムとの売上連動も可能、デリバリー事業の更なる拡大を支援しています。

移転理由:事業拡大に伴い採用計画を見直し、オフィスの移転を計画し始めました。採用計画上2022年内に50名ほどに拡大を行う予定でしたので、以前のオフィスでは入りきらないと思い移転を決めました。

物件選定の条件:一番は予算を重視して物件の選定を行いました。エリアを絞っていなかったため、内見は20件以上行き、フリーレントが6ヶ月つき敷金が0円で入居できる「日本橋人形町スクエア」への入居を決めました。

関連記事:【移転インタビュー#58】株式会社tacoms | デリバリー注文一元管理で飲食店の悩みを解決する

 

 

株式会社エモーションテック

感情データを収集し解析することで、CX(顧客体験)の向上をサポートする「EmotionTech CX」、EX(従業員体験)・エンゲージメントの向上をサポートする「EmotionTech EX」、IX(投資家体験)の向上をサポートする「EmotionTech IX」を提供。

移転理由:移転を考え始めたのは、人員増加により物理的にオフィスのキャパシティに限界を感じたことがきっかけでした。

物件選定の条件:一番は広さですね。メンバー全員が集まれる余裕のあるオフィスを求めていました。対面でのコミュニケーションが可能で雑談スペースが欲しかったからです。他にはコスト面とオフィスの採光も選定する際に重視していました。まだ成長途中なのでコスト面も重要な要素だと考えています。今回、通常オフィスの移転とWeWorkへの移転を比較し、合計コストを抑えられるWeWorkは魅力的でした。今回入居した「WeWork 日比谷FORT TOWER」は、三面採光で自然光が入って明るい点が気に入ってます。

関連記事:【移転インタビュー#55】株式会社エモーションテック | 移転して見えたオフィスの価値

 

11.よくある質問

 

Q.気になる物件があり詳細だけ知りたいのですが可能か知りたいです。
A.物件詳細ページの「この物件への問い合わせ」よりお問い合わせください。
気になる物件が複数ある場合はお気に入り登録していただくことで、一括でのお問い合わせも可能です。

Q.内装事例に掲載されている内装が気になります。
A.内装事例詳細ページの「この物件の内装についてのご相談」よりお問い合わせください。

Q.居抜きで入居したいです。
A.気になる居抜き物件がある場合は、物件詳細ページの「この物件へ問い合わせ」からお問い合わせください。
気になる物件が決まっていない場合や条件を含めて相談したい場合は、「居抜きで入居したい」からお問い合わせください。

Q.居抜きで退去したいです。
A.「物件掲載・居抜き退去に関するお問い合わせ」からお問い合わせください。

Q.今入居しているオフィスを掲載することができるのか知りたいです。
A.「物件掲載・居抜き退去に関するお問い合わせ」からお問い合わせください。

Q.住居や店舗などオフィス以外の移転のサポートもしているか知りたいです。
A.条件によって対応できる場合があります。「お問い合わせフォーム」からお問合せください。

Q.東京23区外の物件を紹介してほしいです。
A.「お問い合わせフォーム」からお問合せください。

 

12.まとめ

企業がオフィス移転をする理由は様々です。自社でオフィス移転を検討している際は「目的」から決めてみましょう。弊社事例インタビューも公開しているので参考にしてみてください。悩みを解決するヒントを得られるでしょう。

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