移転知識・オフィス用語

チェックリスト無料配布中!オフィス移転チェックリストと移転の流れを徹底解説

更新日:2022.10.11
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オフィスの移転は、解約手続き・物件探し・契約・内装工事などやらなければいけない事がたくさんあります。それに伴い、確認すべき事項や必要書類、連絡を取り合う人も多くなります。通常業務と並行して行いうっかり漏れがあるとトラブルになる可能性も。チェックリストを使って、漏れがないように進めましょう。

 

1.オフィス移転チェックリスト

オフィス移転チェックリスト(エクセル)を無料配布しております。初めての移転で流れがわからないという時や、移転手続きに関わる業務を担当しているメンバー全員で共通認識としてチェックする際などにご活用ください。

 

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2.現オフィスを退去するまでの流れとやるべきこと

2-1.解約予約

オフィスを移転する場合は、通常退去の6ヶ月前にオーナーや管理会社に連絡しなくてはいけません。小規模オフィスの場合は、3ヶ月前連絡を義務付けられておる場合があるため、賃貸契約書を確認しましょう。
また、契約期間を満了する前にオフィスを解約すると、違約金が課せられる可能性があります。これについても、賃貸契約書に記載があります。
解約予告期間については、交渉できる可能性があります。退去と入居のタイミングが上手くいかない場合、賃料の二重支払が発生してしまいます。必要に応じて、解約期間を短くできないか交渉をしましょう。
ただし、解約予告の撤回は原則不可(民法540条2項)となっているため、新オフィスの入居可能時期の確認を行った後、スケジュールを組みましょう。

 

2-2.原状回復工事

オフィスを退去する際は、借りた時の状態に戻すことが義務付けられています。これを原状回復といいます。
原状回復をする箇所は下記が基本ですが、物件や賃貸契約によって異なる場合があるため「原状回復基準書」を確認しましょう。

 

【原状回復項目】

  • テナント内の間仕切りの撤去(ドアやガラスなども含む)
  • 造作物の撤去
  • 壁が壁紙の場合は全面張替、壁が塗装の場合は全面塗装
  • 天井が壁紙の場合は全面張替、天井が塗装の場合は全面塗装
  • 床がタイルカーペットの場合は全面張替、OAフロアの場合は高さ調整や破損は交換
  • 照明(配線も含む)の撤去、回復、清掃、管球の交換
  • 窓、ブラインドの回復、清掃
  • 設備を移設や増設した場合は元に戻す(空調や火災報知器、スプリンクラーなど)
  • 原状回復が終了した際のクリーニング、エアコンなどのクリーニングなど

 

また、原状回復工事の業者を選べるかどうかは、工事区分によって異なります。

  • A工事...オーナー指定業者、オーナー負担
  • B工事...オーナー指定業者、テナント負担
  • C工事...テナント指定業者、テナント負担

 

 

原状回復工事は、明け渡しまでに完了する必要があります。原状回復工事に係る期間や費用は、広さや内装によって大きく変動するため、早めに業者に連絡をとり見積依頼をしましょう。年末年始やお盆などは業者が休みの場合が多いため、注意が必要です。

 

 

3.新オフィスに入居するまでの流れとやるべきこと

3-1.移転目的を明確にする

そもそも何故オフィス移転をするのかを明確にしましょう。また、現在のオフィスの課題を洗い出し、新オフィスでそれらを改善することができるのかも考えて条件設定をするとスムーズです。折角オフィスを移転するのであれば、立地・広さ・設備・コストなど全体で見てできる限り「いいオフィス」に移転したいところですが、たくさんMUST条件を設定してしまうと物件探しは難航します。
目的・課題を明確にし、それらを叶えることができる条件をMUSTとして、他の希望は+αで探すといいでしょう。

 

3-2.目的に合わせて条件を決める

オフィス探しはMUST条件と+α条件と分けて考えることが重要です。軸となるMUST条件項目は下記の4つで考えることが多いです。

 

  • 移転時期
  • 立地(区、駅、沿線)
  • 広さ(坪数)
  • コスト(費用)

 

例えば仮に5月現在手狭と感じるオフィスにいて、採用を進めているとします。半年後(11月)までに7名増員することが決定したとなると、移転する場合は早急に動かなければいけません。しかし、新卒採用などを進めている場合は11ヶ月後(4月)に更に複数名増員となるはずです。直近の従業員数で考えてしまうと、折角オフィス移転をしてもまたすぐ次の移転先を探すことになります。その場合、フリーアドレス制を導入したりレイアウト変更などで凌ぎ、4月に合わせて移転することもできます。年間の採用計画と照らし合わせて、適切な広さを設定しましょう。

立地については、ブランディングや取引先とのことだけを考えて選定すると、既存メンバーが通勤しにくくなってしまう場合もあるかもしれません。交通費や、出社体制にも関わってくるため、通勤のしやすさも考慮することをおすすめします。

その他には、会議室の数や男女別トイレの有無、新耐震基準などがよく条件に上がります。
最近ではオンライン会議が増えてきているため、会議室とは別にオンライン会議を複数名できるスペースがあると働きやすいでしょう。最近では、ファミレス席も人気です。
男女別トイレは、メンバーが男性のみ・女性のみであれば別れていなくても構いませんが、それぞれあるとお互い気を遣わずに済みます。
新耐震基準については、入居予定の物件はもちろんですが余裕があれば周りの物件についても事前リサーチすると尚良いでしょう。

 

 

3-3.新オフィスの物件探し

仲介業者を探して、そこに条件を提示してもいいですがサイトを使って自分で軽く見ておくとイメージが湧きやすいかもしれません。

 

▼検索ページ例

 

どのサイトでも、基本的には「エリア」「広さ(坪数)」「単価」などが検索条件に設定されていますので、希望に合った物から少し条件を広げたものなど見てみましょう。気に入った物件はメモを残しておき、仲介業者にこういうイメージで探している旨を伝えるとスムーズです。

 

 

その後は、ひとまずいくつか内見することをおすすめします。実際見てみることで、条件に挙げていたものの少し緩和してもいい部分や、逆に気にしていなかったもののここは条件として挙げないと不便だという点を洗い出すことができます。

 

 

気に入った物件があれば、申込をしましょう。登記簿謄本や会社概要、決算書などの書類を提出する必要があります。他社とバッティングした場合、早い者勝ちになってしまうこともあるため、必要書類は事前に用意しておくとスムーズです。また、個人事業主の場合は所得証明や本人確認書類なども必要になるため、内見前に仲介業者に確認をしておくといいかもしれません。

申込後は入居審査が入り、契約書内容の確認をしてから契約金の入金を行い、無事契約となります。ここでは印鑑証明書の原本や会社員・代表印が実印で必要になります。
審査は多くの場合1、2週間程度で完了しますが、申込状況や坪数などによりそれ以上かかる場合もあります。
契約金の入金では、敷金・礼金・前家賃・保証会社利用料などを支払います。決算のタイミングに合わせたい、などがあればそれも加味したスケジュールを組みましょう

 

 

3-4.レイアウト、内装決め

オフィスのレイアウトや内装は、稼働のしやすさだけでなくメンバーのモチベーションに繋がる他、取引先などお客様への印象も左右します。また、採用のしやすさにも影響するため、出来る限り時間をかけて考えられるようスケジュールを組んでおくといいでしょう。
稼働状況や稼働人数から、必要なデスク数やスペースを考えます。フル出社のメンバーと半リモートのメンバーがいるのであれば、デスクはフル出社のメンバー分用意して、半リモートのメンバーはフリーデスクにするなど工夫すれば、無駄なスペースを作らずに済みます。
さらに全体のコンセプトを決めて考えると、オフィス家具の選定もスムーズにいくのでおすすめです。

内装業者は複数見積りや過去事例を集めて、よりイメージを具現化してくれそうな業者や、スケジュール通りに進めてくれる業者に依頼しましょう。

 

▼内装ギャラリー

 

3-5.オフィス家具の選定と発注

コンセプトや内装に合わせて、家具を選定しましょう。特にデスクやチェアは業務効率にも関係してくるため、値段を抑えることを優先してしまうと結局後々買い替えなくてはいけなくなる可能性もあります。出来れば実物を見て、座り心地や作業のしやすさをチェックすることをおすすめします。

 

 

また、最近ではオフィス家具のサブスクも多くあります。坪数が少ない場合や、次の移転が見えている場合はサブスクを利用して費用を抑えてもいいでしょう。また、サブスクであれば使い心地が合わない家具の入れ替えも容易に出来るため、お試しで使用してみて気に入れば購入するという使い方も可能です。

 

 

3-6.各業者選定とスケジュール確認

各業者の選定と依頼を済ませましょう。特に、稼働日にネットが繋がらないという事態にならないよう、Wi-Fiの手配は早めに済ませておくことをおすすめします。

 

 

また、スケジュールの最終確認をして漏れがないかチェックしましょう。当日まで逆算して間に合うかどうかもここで改めて確認すれば、まだ多少は余裕があるはずです。直前で慌てることのないよう、入念にチェックして当日を迎えましょう。

 

3-7.社内・社外告知

社内については、告知すると同時に新住所を記載した名刺などの印刷物の手配を済ませましょう。
社外については、移転の1ヶ月から2週間前までに相手に届くよう手配をしましょう。取引先の場合だと、移転のタイミングで重要な書類が届く可能性もあります。ギリギリになりすぎないように事前にリストアップを済ませて、送り漏れがないよう注意しましょう。

 

 

4.各種届出について

4-1.法務局

「本店移転登記申請書」を法務局に2週間以内に提出します。支店の場合は「支店移転登記申請書」を3週間以内に提出します。また、移転前と移転後で法務局の管轄が変わる場合は、どちらにも書類を提出する必要があるので忘れないようにしましょう。

 

4-2.税務署

「異動届出書」を移転後すみやかに、「給与支払事務所等の解説・移転・廃止の届出書」を移転後1ヶ月以内に提出します。また、移転前と移転後で納税地が変わる場合は、移転前と移転後それぞれの税務署に提出する必要があります。

 

4-3.都道府県税事務所

「事業開始等申告書」を移転後すみやかに提出します。移転前と移転後の両方のオフィスを管轄する税事務所に提出する必要があります。税事務所によって書類の提出方法や提出期間が異なるため、事前に確認するといいでしょう。

 

4-4.社会保険事務所

「適用事業所名称・所在地変更届」を移転後5日以内に提出します。法人の場合は、登記簿謄本のコピー、個人事業主の場合は事業主の住民票のコピーも必要になります。移転前の社会保険事務所に提出する必要があるため、間違えないように注意しましょう。

 

4-5.労働基準監督署

「労働保険名称・所在地等変更届」を移転後10日以内に提出します。移転後の労働基準監督署に提出する必要があります。ここで受け取った控えを持って公共職業安定所(ハローワーク)に行く必要があります。二度手間にならないよう気をつけましょう。

 

4-6.公共職業安定所(ハローワーク)

「事業主事業所各種変更届」を移転後10日以内に提出します。移転後のオフィスを管轄する公共職業安定所(ハローワーク)に提出する必要があります。労働基準監督署で受け取った控えが必要になるため、忘れないように注意しましょう。

 

4-7.郵便局

「転居届」を移転後すみやかに提出します。窓口に行く場合は、社員証などを忘れずに持参しましょう。オンラインでの手続きも可能です。移転前の住所に届いた郵便物を1年間新住所に届けてくれるので、もしものことを考えて手続きすることをおすすめします。

 

5.全体のスケジュール

大まかなスケジュールはこちらです。スケジュールがずれると、賃料を二重で払わなくてはいけなくなってしまったり、稼動が止まってしまったりといったことが起きてしまいます。坪数が少なければ期間短縮も可能ですが、坪数が多ければこれよりもさらに余裕をもったスケジュールで動くことをおすすめします。

 

6.まとめ

企業にとって、大きなターニングポイントになることが多いオフィス移転。時間も手間もお金もかかり、通常業務と並行して行うのは中々骨が折れるイベントです。だからこそ、満足できるよう事前準備は入念に行いましょう。

 

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