オフィスの移転では、解約手続き・物件探し・契約・内装工事などやらなければいけないことがたくさんあります。それに伴い、確認すべき事項や必要書類を用意し、オフィス移転仲介業者や内装業者、そして社内調整が必要です。漏れがあると移転トラブルに発展しかねません。

入居から退去までオフィス移転の流れを理解し、スムーズにオフィス移転を進めましょう。

オフィスを退去するまでの流れ

オフィス移転では、まず現在利用しているオフィスの解約手続きから始まります。退去までの流れややるべきことを整理しましょう。

現オフィスの解約予約の手続き

オフィスを移転する場合は、通常退去の6ヶ月前にオーナーやビル管理会社に連絡しなくてはいけません。小規模オフィスの場合は、3ヶ月前連絡を義務付けられている場合があるため、賃貸借契約書を確認しましょう。

また、契約期間を満了する前にオフィスを解約すると、違約金が課せられる可能性があります。これについても、賃貸借契約書に記載があります。

解約予告期間については、交渉できる可能性があります。退去と入居のタイミングが上手くいかない場合、賃料の二重支払が発生してしまいます。

次の物件のフリーレントを交渉することも視野に入れつつ、必要に応じて、現契約の解約予告期間を短くできないか物件オーナーに交渉をしましょう。この際に仲介業者を活用すると交渉がスムーズになる傾向があるため、検討してみるのもいいでしょう。
ただし、解約予告の撤回は原則不可（民法540条2項）となっているため、新オフィスの入居可能時期の確認を行った後、移転スケジュールを組みましょう。

【参考】解約予告の撤回は原則不可 | 公益社団法人 東京宅地建物取引業協会

原状回復工事

オフィスを退去する際は、借りた時の状態に戻すことが義務付けられています。これを原状回復義務といいます。

原状回復をする箇所は下記が基本ですが、物件や賃貸契約によって異なる場合があるため「原状回復基準書」を確認しましょう。

▼原状回復項目

No.	項目
1	テナント内の間仕切りの撤去（ドアやガラスなども含む）
2	造作物の撤去
3	壁が壁紙の場合は全面張替、壁が塗装の場合は全面塗装
4	天井が壁紙の場合は全面張替、天井が塗装の場合は全面塗装
5	床がタイルカーペットの場合は全面張替、OAフロアの場合は高さ調整や破損は交換
6	照明（配線も含む）の撤去、回復、清掃、管球の交換
7	窓、ブラインドの回復、清掃
8	設備を移設や増設した場合は元に戻す（空調や火災報知器、スプリンクラーなど）
9	原状回復が終了した際のクリーニング、エアコンなどのクリーニングなど

また、原状回復工事の業者の選定は基本的には不可とされておりますが念のため事前に契約書を確認しましょう。原状回復工事は、明け渡しまでに完了する必要があります。

原状回復工事に係る期間や費用は、オフィスの広さや内装によって大きく変動するため、早めに業者に連絡をとり見積依頼をしましょう。

年末年始やお盆などは業者が休みの場合が多いため、注意が必要です。

オフィスに入居するまでの流れ

オフィス移転を考えるきっかけは「社員数が増えて、オフィスが狭くなったな…」「採用計画上、今のオフィスだと厳しいのかな…」など多岐にわたります。

まずは、さまざまな要望の中で、オフィス入居までの流れを整理しましょう。

移転目的を明確にする

「そもそも何故オフィス移転をするのか」を明確にしましょう。また、現在のオフィスの課題を洗い出し、移転先オフィスで改善できるかも考えて条件設定を確認するとスムーズです。折角オフィスを移転するのであれば、立地・広さ・設備・コスト・時期など全体で見てできる限り「いいオフィス」に移転したいところですが、たくさんMUST条件を設定してしまうと物件探しは難航します。

目的・課題を明確にし、それらを叶えることができる条件をMUSTとして、他の希望は＋αで探すといいでしょう。

目的に合わせて条件を決める

オフィス探しはMUST条件と＋α条件と分けて考えることが重要です。軸となるMUST条件項目は下記の4つで考えることが多いです。

• 移転時期
• 立地（区、駅、沿線）
• 広さ（坪数）
• コスト（費用）

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【移転目的の事例①】5月現在手狭と感じるオフィスにいて、採用を進めたい

半年後（11月）までに7名増員することが決定したため、オフィス移転する場合は早急に動かなければならない。

しかし、新卒採用も同時進行しているため、11ヶ月後（4月）に更に複数名増員となる見通し。

直近の従業員数で考えてしまうと、折角オフィス移転をしてもまたすぐ次の移転先を探すことになります。

その場合、フリーアドレス制を導入したりレイアウト変更などで凌ぎ、4月に合わせて移転することもできます。年間の採用計画と照らし合わせて、2年くらいを目処に適切な広さを設定しましょう。

立地については、ブランディングや取引先とのことだけを考えて選定すると、社内メンバーが通勤しにくくなってしまう場合もあるかもしれません。交通費や出社体制にも関わってくるため、通勤のしやすさも考慮した移転をおすすめします。

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【移転目的の事例②】オフィス出社を促し、社員のコミュニケーションやモチベーションを高めたい

会社の売上も上がり、採用計画を元にオフィス移転を検討中。

多様な働き方を導入する取引先も増えており、既存の会議室ではなく、オンライン会議やリモートワーク社員との会議に対応できる会議室や会議スペースを考えている。

また、男女問わず、快適な職場を実現し、同時に社員の安全も守れるオフィスを検討したい。

会議室の数や男女別トイレの有無、新耐震基準などがよく条件に上がります。

最近ではオンライン会議が増えてきているため、会議室とは別にオンライン会議を複数名できるスペースがあると働きやすいでしょう。最近では、ファミレス席やフォンブースも人気です。

男女別トイレは、メンバーが男性のみ・女性のみであれば別れていなくても構いませんが、それぞれあるとお互い気を遣わずに済みます。

新耐震基準については、事前にオーナーやビル管理会社に施工年数を確認して耐震基準を満たした物件をリサーチするのがいいでしょう。

オフィスの物件探し

オフィス移転仲介業者を探して、直接条件を提示してもいいですが、自分で周辺物件の相場を見ておくと費用感イメージが湧きやすいかもしれません。

▼オフィス物件検索フォーム例

ハイッテ by 株式会社IPPOでは、「エリア」「広さ（坪数）」「坪単価」のほか、「推奨人数」や「物件タイプ」、「設備・条件」も検索条件に含めることができます。希望に合った物から少し条件を広げたものまでオフィス物件が探せます。気に入ったオフィスはメモを残したり、お気に入りに登録して、こういうイメージで探している旨をお伝えください。

その後は、ひとまずいくつかのビルを内見することをおすすめします。実際見てみることで、条件に挙げていたものの少し緩和してもいい部分や、逆に気にしていなかったもののここは条件として挙げないと不便だという点を洗い出すことができます。

必要書類の準備

オフィス移転では、登記簿謄本や会社概要、決算書などの書類を提出する必要があります。他社とバッティングした場合、早い者勝ちになってしまうこともあるため、必要書類は事前に用意しておくとスムーズです。

また、個人事業主でオフィス移転後に法人化する場合は所得証明や本人確認書類なども必要になるため、内見前にオフィス移転仲介業者に審査に必要な書類をしておくといいかもしれません。

申込後は「入居審査→契約書内容の確認→契約金の入金・署名捺印→契約完了」が移転手続き方法となります。

こちらの手続きでは、印鑑証明書の原本や会社印・代表印が実印で必要です。

審査は多くの場合1〜2週間程度で完了しますが、申込状況や坪数などによりそれ以上かかる場合もあります。

契約金の入金では、敷金・礼金・前家賃・保証会社利用料などを支払います。決算のタイミングに合わせたい、などがあればそれも加味した移転スケジュールを組みましょう。

レイアウト、内装決め

オフィスのレイアウトや内装は、稼働のしやすさだけでなくメンバーのモチベーションに繋がる他、取引先などお客様の会社に対する印象も左右します。

また、採用のしやすさや社員のエンゲージメントにも影響するため、出来る限り時間をかけて考えられるよう移転スケジュールを組んでおくといいでしょう。

レイアウトを決める際は、稼働状況や採用人数から、必要なデスク数やスペースを考えます。

フル出社のメンバーとハイブリッドワークのメンバーがいるのであれば、デスクはフル出社のメンバー分用意して、ハイブリッドワークのメンバーはフリーデスクにするなど工夫すれば、無駄なスペースを作らずに済みます。

さらに全体のコンセプトを決めて考えると、オフィス家具の選定もスムーズにいくのでおすすめです。

内装業者は複数見積りや過去事例を集めて、よりイメージを具現化してくる、スケジュール通りに進めてくれる内装業者に依頼しましょう。

ハイッテのオフィスギャラリーでレイアウトや内装をチェックする

オフィス家具の選定と発注

オフィスコンセプトや内装に合わせて、家具を選定しましょう。特にデスクやチェアは業務効率にも関係してくるため、値段を抑えることを優先してしまうと結局後々買い替えなくてはいけなくなる可能性もあります。出来れば実物を見て、座り心地や作業のしやすさを確認することをおすすめします。

また、最近ではオフィス家具のサブスクも多くあります。坪数が少ない場合や、次の移転が見えている場合はサブスクを利用して費用を抑えてもいいでしょう。また、サブスクであれば使い心地が合わない家具の入れ替えも容易に出来るため、お試しで使用してみて気に入れば購入するという使い方も可能です。

オフィス移転に必要な業者選定とスケジュール確認

各業者の選定と依頼を済ませましょう。特に、移転後にネットが繋がらないという事態にならないよう、Wi-Fiの手配は早めに依頼しておくことをおすすめします。

ネットの種類やタイミングによっては導入するのに2ヶ月近く時間が必要なケースもあります。

また、スケジュールの最終確認をして漏れがないかチェックしましょう。当日まで逆算して間に合うかどうかもここで改めて確認すれば、まだ多少は余裕があるはずです。移転直前で慌てることのないよう、入念にチェックして移転当日を迎えましょう。

社内・社外告知

社内については、告知すると同時に新住所を記載した名刺などの印刷物の手配を済ませましょう。
社外については、移転の1ヶ月から2週間前までに相手に告知が届くよう手配をしましょう。取引先の場合だと、移転のタイミングで重要な書類が届く可能性もあります。ギリギリになりすぎないように事前にリストを作成し、新住所の連絡漏れがないよう注意しましょう。

内装業者の選定について

内装業者は、企業が掲げる目的を形にする、業務遂行に欠かせない設備を導入するなどオフィス移転では欠かせない存在です。

内装工事に必要なチェックリスト

内装工事のチェック項目必要な作業を確認しましょう。

■内装工事チェックリスト

No.	項目
1	移転目的に応じたレイアウトが実現できているか
2	工事スケジュールが退去・入居スケジュール内に収まっているか
3	工事日が別テナントとバッティングしていないか
4	消防法を遵守した間切り、レイアウト、内装になっているか
5	空調設備の追加や設置位置が適切か
6	電源の位置と数が適切か
7	執務スペースや収納スペースが十分か
8	内装工事費用の最終確認が済んでいるか

電気や通信、空調、セキュリティは重点的に確認を！

電気や通信、空調設備、そしてセキュリティに関する工事はオーナーやビル管理者が指定している業者に依頼しないといけない場合があるため、事前の確認が必要です。

• A工事...オーナー指定業者、オーナー負担
• B工事...オーナー指定業者、テナント負担
• C工事...テナント指定業者、テナント負担

一方で、内装業者の指定がない工事の場合、内装業者の指定とスケジュール作成はすべて自分たちでおこなわなければなりません。工事がバッティングしないように各内装業者との打ち合わせを実施しましょう。

内装工事には坪数によって1ヶ月以上かかるケースもあり工事発注期間含めると、内装業者の選定は、移転３ヶ月前までに済ませ、複数の内装業者と相見積もりをとり、内装費用が適切かどうかも併せて確認することが大切です。

各種届出について

オフィス移転に伴う各種手続きと届出先は以下となります。

法務局

「本店移転登記申請書」を法務局に移転した日から2週間以内に提出します。支店の場合は「支店移転登記申請書」を移転した日から3週間以内に提出します。また、移転前と移転後で法務局の管轄が変わる場合は、どちらにも書類を提出する必要があることと、定款の変更も必要となるので忘れないようにしましょう。

税務署

「異動届出書」を移転後すみやかに、「給与支払事務所等の解説・移転・廃止の届出書」を移転後1ヶ月以内に提出します。また、移転前と移転後で納税地が変わる場合は、移転前と移転後それぞれ管轄の税務署に提出する必要があります。

都道府県税事務所

「事業開始等申告書」を移転後すみやかに提出します。移転前と移転後の両方のオフィスを管轄する税事務所に提出する必要があります。税事務所によって書類の作成方法や提出期間が異なるため、事前に確認するといいでしょう。

社会保険事務所

「適用事業所名称・所在地変更届」を移転後5日以内に提出します。法人の場合は、登記簿謄本のコピー、個人事業主の場合は事業主の住民票のコピーも必要になります。移転前の社会保険事務所に提出する必要があるため、間違えないようによく確認しましょう。

労働基準監督署

「労働保険名称・所在地等変更届」を移転後10日以内に提出します。移転先のオフィスを管轄する労働基準監督署に提出する必要があります。ここで受け取った控えを持って公共職業安定所（ハローワーク）に行く必要があります。二度手間にならないよう気をつけましょう。

公共職業安定所（ハローワーク）

「事業主事業所各種変更届」を移転後10日以内に提出します。移転先のオフィスを管轄する公共職業安定所（ハローワーク）に提出する必要があります。労働基準監督署で受け取った控えが必要になるため、忘れないように注意しましょう。

郵便局

「転居届」を移転後すみやかに作成します。窓口に行く場合は、社員証などを忘れずに持参しましょう。オンラインサービスでの手続きも可能です。移転前の住所に届いた郵便物を1年間新住所に届けてくれるので、もしものことを考えてオフィス移転前に手続きすることをおすすめします。

オフィス移転の全体スケジュール

大まかなスケジュールはこちらです。スケジュールがずれると、賃料を二重で払わなくてはいけなくなってしまったり、業務が止まってしまったりといったことが起きてしまいます。坪数が少なければ期間短縮での準備や引越しが可能ですが、坪数が多ければこれよりもさらに余裕をもったスケジュールで準備を開始することをおすすめします。

移転チェックリストの使い方

以下のチェックリストを使って、オフィス移転の作業に漏れがないか、確認しましょう。

株式会社IPPOのオフィス移転仲介サービス

株式会社IPPO（イッポ）ではオフィス移転を単なる「引っ越し」ではなく、企業価値を高める「重要なプロジェクト」のひとつと考えています。

• 人員の採用計画をどうするか
• 企業ブランディングの向上をどのように行うか
• 従業員エンゲージメントを向上させるには

株式会社IPPOはお客様の経営戦略や想いに寄り添い、将来の発展を第一に考える提案をおこなっております。

スタートアップ・ベンチャー企業のオフィス移転に強みを持ち、都心オフィス仲介実績1500件を誇る、オフィスマーケットを熟知した経験豊富なメンバーが、オフィス移転を円滑に進行するよう全力でサポートいたします。

まとめ

企業にとって、大きなターニングポイントになることが多いオフィス移転。時間も手間もお金もかかり、通常業務と並行して行うのは中々骨が折れるイベントです。だからこそ、満足できるよう事前準備は入念に行いましょう。